Privacyverklaring NLUUG

Versie 1.2, d.d. 30 maart 2020

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer je lid bent van NLUUG en van conferenties en andere sessies gebruikmaakt, en waarom we deze gegevens nodig hebben. We gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend om je lidmaatschap te beheren, onze conferenties en andere sessies aan je te leveren en om je te informeren over onze conferenties en andere sessies. Jouw privacy is belangrijk voor ons!

Onze diensten

NLUUG biedt via haar website leden de mogelijkheid zich aan te melden voor haar conferenties en andere sessies. Tevens biedt NLUUG via haar website potentiële sprekers voor conferenties en andere sessies de mogelijkheid zich aan te bieden voor het houden van een inhoudelijke sessie. In het vervolg van deze privacyverklaring wordt hiernaar verwezen onder de term ‘dienst’. Deze privacyverklaring is van toepassing op de diensten geleverd door de vereniging.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

We hebben bepaalde persoonsgegevens nodig om jouw lidmaatschap te kunnen registreren en je te informeren over onze diensten. Deze gegevens deel je zelf met ons, bijvoorbeeld wanneer je lid wordt of je registreert voor een dienst.

Wanneer je lid wordt, je registreert voor een dienst of op andere wijze van onze diensten gebruikmaakt, verwerken we de volgende gegevens:

Voor- en achternaam;
Aanhef (Dhr. / Mevr. etc.);
Je woon- of zakelijk adres;
E-mailadres;
Je telefoonnummer;
De bedrijfsnaam van je werkgever (optioneel)
Het adres van je werkgever (optioneel);
Betaal- en factureringsinformatie, zoals bankrekeningnummer;

Cookies en soortgelijke technologie

Bij gebruik van onze website verzamelen we GEEN gegevens via cookies en soortgelijke technologieën. Binnen de website gebruikte cookies zijn functioneel en niet bedoeld voor tracking.

Videoconferentie via Jitsi

Voor dit deel is gebruik gemaakt van versie 2020-03-26 van de privacyverklaring van BIT (CC BY-SA).

Met jitsi.nluug.nl biedt NLUUG een videoconferentiedienst die door een ieder gebruikt kan worden. Met het gebruiken van deze dienst gaat de gebruiker akkoord met deze privacyverklaring. De (persoons)gegevens die door NLUUG verwerkt worden bij het gebruik van de dienst zijn noodzakelijk voor het leveren van de dienst, voor het bijhouden van gebruikstatistieken en voor het oplossen van problemen mochten die zich voordoen. De rechtsgrond op basis waarvan de gegevens verwerkt worden is een gerechtvaardigd belang.

Het beeld en geluid (stream) dat de gebruiker naar de andere gebruikers verstuurt wordt versleuteld op het apparaat van de gebruiker dat voor de videoconferentie gebruikt wordt. Deze stream wordt ontsleuteld op de infrastructuur van NLUUG en opnieuw versleuteld voordat de stream wordt doorgestuurd naar de andere gebruikers van dezelfde videoconferentie. De gebruikte techniek voor deze dienst, WebRTC, maakt end-to-end encryptie onmogelijk. NLUUG slaat de streams van de gebruikers niet op en bekijkt noch beluistert deze streams.

De volgende (persoons)gegevens worden verwerkt bij het gebruik van de dienst:

Elke videoconferentie krijgt een unieke conferentie identifier. Deze identifiers zijn benodigd om gebruikers van één conferentie aan elkaar te kunnen koppelen op de servers van NLUUG. Deze identifiers worden voor een periode van 4 dagen opgeslagen.
Elke gebruiker van een videoconferentie krijgt een unieke identifier op de servers van NLUUG. Deze identifier is benodigd om acties van de gebruikers van de dienst te verwerken en beschikbaar te stellen aan andere gebruikers in dezelfde videoconferentie. Deze identifiers worden voor een periode van 4 dagen opgeslagen.
Tijdens het gebruik van de dienst is het IP-adres van de gebruiker bekend bij NLUUG, dit IP-adres is benodigd om de streams te kunnen ontvangen en uit te sturen. De IP-adressen van de gebruikers worden niet door NLUUG opgeslagen.

Jitsi zet geen cookies op de apparatuur van de gebruiker. Als de browser van de gebruiker ruimte (local storage) beschikbaar stelt, wordt er op het apparaat van de gebruiker vastgelegd welke conferentie identifiers de gebruiker gebruikt heeft en met welke gebruikersinstellingen nieuwe conferenties gestart of bijgewoond moeten worden. Deze informatie wordt alleen in en door de client gebruikt.

Hoe gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, en waar van toepassing, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. We gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Beheer van je lidmaatschap.

We verwerken jouw persoonsgegevens om je NLUUG-gerelateerde diensten van jouw keuze te leveren. Zo gebruiken wij deze informatie om betaling van je lidmaatschapsgeld te faciliteren en om je aanmelding voor een dienst te registreren.

Support.

We gebruiken jouw informatie om je te ondersteunen in het gebruik van onze diensten en site. Dit omvat het gebruik van persoonsgegevens om problemen met onze diensten op te lossen en vragen rondom je lidmaatschap te beantwoorden.

Contact en communicatie.

We gebruiken jouw gegevens om in verband met onze dienstverlening met je te communiceren via e-mail, telefoon of andere (elektronische) media;

Zo ontvang je van ons facturen,
kunnen wij met je communiceren om administratieve vragen rond je account te beantwoorden,
je uitnodigingen en herinneringen met betrekking tot onze diensten sturen,
en om je op de hoogte te brengen van het wel en wee van NLUUG.

Marketing.

We willen je graag via e-mail of andere elektronische media op de hoogte houden van onze diensten, of die van een beperkt aantal bevriende verenigingen. Je hebt het recht om je te allen tijde af te melden voor deze informatievoorziening. Afhankelijk van jouw voorkeuren kun je je uitschrijven, je instellingen direct online wijzigen, of contact opnemen met ons bureau om dit voor jou te doen.

Beslechting van geschillen.

In voorkomend geval kunnen we jouw gegevens gebruiken in het kader van geschillenbeslechting of om nakoming van de lidmaatschapsverplichtingen af te dwingen.

Wettelijke verplichtingen.

We kunnen jouw informatie verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld het bijhouden van een administratie of om te voldoen aan legitieme verzoeken van bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld politie/justitie).

Onderhoud, ontwikkeling en incidentmanagement.

Indien je problemen ondervindt met één van onze diensten of de website, kan het zijn dat we persoonsgegevens, zoals je naam en emailadres, moeten verwerken om het betreffende probleem op te lossen. We verwerken je persoonsgegevens ook voor sommige interne operationele processen, bijvoorbeeld wanneer we lidmaatschapsgegevens naar een nieuwe database overbrengen.

Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

We delen jouw persoonsgegevens met derden zoals de door ons gebruikte mail service, onze logistieke support, onze boekhouder en andere partijen waar relevant. We delen jouw gegevens:

Voor zover nodig om onze diensten te verlenen. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om het uit kunnen voeren van registratie voor en bezoek van diensten, het administreren en innen van betalingen en het met jou kunnen communiceren in verband met onze diensten;
In gevallen waarin je ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven om dit te doen;
Als wij daartoe rechtmatig worden verzocht in het kader van rechtshandhaving. Bijvoorbeeld in het geval van calamiteiten bij een van ons afgenomen dienst;
Om in voorkomend geval onze lidmaatschapsovereenkomst met jou te handhaven. Wanneer je bijvoorbeeld niet voor je lidmaatschap hebt betaald, kunnen we jouw informatie met een incassobureau delen;

Waar worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Voor hosting en onderhoud worden je persoonsgegevens opgeslagen in de Europese Unie. Jouw persoonsgegevens worden verwerkt door onze vrijwilligers en logistiek ondersteuning in Nederland.

We delen ook bepaalde persoonsgegevens met de in de Verenigde Staten gevestigde mail serviceprovider. Deze leverancier is gecertificeerd onder het zogeheten ‘Privacy Shield’-programma.

Voor zover wij persoonsgegevens doorgeven naar een land buiten de Europese Unie of een internationale organisatie, zien wij erop toe dat dit uitsluitend gebeurt naar die landen en organisaties die een passende bescherming van jouw gegevens en rechten waarborgen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of indien dit anderszins is toegestaan onder de AVG.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens uitsluitend zolang deze nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt en/of zolang dit wettelijk is vereist.

Indien je jouw lidmaatschap wilt opzeggen, vragen we je contact op te nemen met ons bureau. Na opzegging verwijderen we jouw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging, maar met uitzondering van de informatie die we wettelijk verplicht zijn te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan informatie in het kader van belastingwetgeving.

Toegang tot en beheer van jouw persoonsgegevens

Via jouw persoonlijke account kun je je persoonlijke gegevens rechtstreeks inzien en bewerken. Je kunt bijvoorbeeld altijd in de instellingen van je account kiezen of je nieuwsbrieven van ons wenst te ontvangen. Hoe je deze persoonsgegevens kunt inzien of beheren, is afhankelijk van de diensten die je gebruikt.

Als je bepaalde persoonsgegevens niet zelf kunt inzien, corrigeren of wissen, als je een kopie van jouw persoonsgegevens wilt of als je een verzoek voor de beperking van verwerkingen wilt indienen, dan kun je per mail contact opnemen met ons bureau. We reageren in principe binnen 30 dagen na ontvangst van dergelijke verzoeken.

Wettelijke grondslag voor gegevensverwerking

We verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend wanneer wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben. De volgende grondslagen zijn van toepassing:

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van je overeenkomst;
De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, bijvoorbeeld i) voor het kunnen uitvoeren van onze diensten; ii) ten behoeve van bepaalde vormen van direct marketing en profiling; of iii) ten behoeve van de beveiliging van ons netwerk en systemen;
De verwerking is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen, zoals de bewaarplicht voor administratieve gegevens;
Wanneer je ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven voor een verwerking, bijvoorbeeld voor het delen van gegevens met partners voor commerciële doeleinden.

Wanneer de bewerking berust op toestemming, heb je te allen tijde het recht om jouw toestemming in te trekken. In dat geval zullen we de betreffende verwerking van jouw gegevens beëindigen. Het intrekken van de toestemming verandert de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vόόr de intrekking daarvan niet.

Vragen en klachten

Indien je vragen hebt over de wijze waarop we jouw persoonsgegevens gebruiken, kun je contact opnemen met ons bestuur.

Indien je het gevoel hebt dat een probleem niet afdoende is geadresseerd, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verantwoordelijke entiteit

NLUUG is gevestigd te Arnhem, Sweelincklaan 8, 6815 BH, en geregistreerd bij het Handelsregister onder nummer 40533872. De beslissingen met betrekking tot de doelen en middelen van de verwerking van persoonsgegevens vinden in principe plaats bij NLUUG, die als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens optreedt.

Vereniging NLUUG

2024-11-06

Vereniging NLUUG
info@nluug.nl

postbus 8189
6710 AD Ede